Assistent*in im Leitungsbereich (m/w/div)

 

Tätigkeitsbereich

Die Abteilung Unternehmensservice ist mit rund 1.600 Mitarbeitenden eine interne Dienstleisterin in der DRV Bund. Unsere Aufgabenschwerpunkte liegen in der Digitalisierung, der Logistik, dem Einlauf sowie insbesondere im Bau- und Facility Management für eigene und gemietete Gebäude der DRV Bund.

Der dem abteilungsangehörigen Dezernat Informationsservice zugehörige Bereich Digitalisierung/Archive übernimmt für den Großteil der eingehenden Briefpost die Digitalisierung, um der Sachbearbeitung der Deutschen Rentenversicherung Bund papierloses Arbeiten zu ermöglichen und der Versichertengemeinschaft ein hohes Servicelevel zu bieten.

Ihre Aufgaben

• Sie unterstützen die Bereichsleitung bezüglich administrativer und organisatorischer Aufgaben (dazu gehören u. a. das Koordinieren und Nachhalten von Terminen, das Mitwirken beim Organisieren von Arbeitsabläufen, Ermitteln des Personalbedarfs, der Mengensteuerung, das Zusammenstellen und Auswerten von Statistiken und darüber hinaus das Mitwirken in der Qualitätssicherung)
• Sie wirken bei der Organisation von Besprechungen mit (dies beinhaltet u. a. das Erstellen von Präsentationen, das Abstimmen und Kommunizieren mit allen Teilnehmenden, die Protokollierung sowie das Nachhalten von Schriftwechsel und Arbeitsaufträgen)
• Sie überwachen die Maßnahmen zur Datensicherheit und zum Datenschutz

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsorientierte Berufsausbildung beziehungsweise eine vergleichbare Fortbildung/Qualifikation mit mehrjährigen Berufserfahrungen
• Insbesondere im Sekretariats-, Vorzimmer- oder Assistenzbereich bringen Sie mehrjährige Berufserfahrungen mit
• Sie sind als freundliche, kommunikative Persönlichkeit versiert im Umgang mit MS-Office und der Terminkoordinierung von Besprechungen (einschließlich der Vorbereitung von Videokonferenzen)
• Wünschenswert sind Kenntnisse in Mailprogrammen, Konferenztools und die Protokollierung von Besprechungen
• Sie verfügen über eine ausgeprägte adressatengerechte Kommunikationsfähigkeit sowie gute Kundenorientierung
• Sie besitzen gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Aufgrund des Einblickes in interne Prozesse der gesamten Abteilung wird absolute Diskretion vorausgesetzt.

Wir bieten Ihnen

• Ein familienfreundliches Unternehmen, in dem Sie Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeiten gut miteinander vereinbaren können
• Die Vorzüge des öffentlichen Dienstes mit Planungssicherheit
• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit allen Vorteilen einer großen öffentlichen Arbeitgeberin
• Unterstützung beim Ankommen in der DRV Bund und beim fachlichen Einstieg in Ihre neuen Aufgaben

Weitere Informationen

Zur Besetzung der Position werden wir mit den qualifiziertesten Bewerber*innen Auswahlgespräche führen.

Vorteile

Familienfreundliche Arbeitszeiten
30 Urlaubstage bei 5-Tage-Woche
Jahressonderzahlungen und vermögenswirksame Leistungen
Unbefristete Stelle
Gleitzeit

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